Создание команды по реинжинирингу бизнес-процессов

Прежде чем назначить конкретных людей на должности, необходимо, во-первых, выявить основные процессы, существующие в организации, во-вторых, выбрать из них те, над которыми будут проводить реинжиниринг.

Эти две задачи обычно выполняют старшие менеджеры организации. Если реинжиниринг будет проводиться в масштабе всей организации, то эту работу должна выполнять команда при генеральном директоре, если по отдельному направлению деятельности или в подразделении, тогда целесообразно, чтобы эту работу выполнила команда руководителей на данном уровне. Работу по выполнению и выбору процессов должна проводить команда, которая руководит этими процессами.

Командам часто бывает трудно определить ключевые процессы, как правило, из-за того, что они привыкли думать в рамках определенных задач, из которых состоит процесс, и в рамках подразделений, которые отвечают за выполнение этих задач. Как следствие, когда команду просят определить основные бизнес - процессы на ее уровне, она склонна предлагать функции типа «обучение» или «сбыт», или «производство». Однако это функции, а не настоящие процессы, поэтому они не могут войти в реинжиниринг.

Другая трудность заключается в том, что не всегда ясно, насколько обобщенным или детализированным должно быть описание процесса. На одном конце этой шкалы печатание письма можно назвать процессом, а на другом конце процессом является заполнение бланков заказов, которое включает в себя основные виды деятельности, такие, как разработка нового продукта или дистрибуция. Между этими двумя крайностями следует найти ответы на вопросы: включать ли в процесс и какой уровень детализации требуется?

Также сложность состоит в том, чтобы решить, по каким процессам проводить реинжиниринг. Известны такие организации, где реинжиниринг добросовестно проводили по каждому выявленному процессу. В этих условиях проводился не настоящий реинжиниринг, а использовалась усовершенствованная форма решения проблем, внедренная в организации. В этой организации по оказанию услуг считали, что все отделы заняты реинжинирингом своих процессов. Старший менеджер подтвердил, что это занятие стало настоящим кошмаром для персонала. Внутренние консультанты организовали в отделах обучение тому, как следует выявлять процессы и затем улучшать их. Сотни процессов были выявлены в каждом отделе. Очевидно, что такой уровень охвата и детализации, скорее всего, обречет все занятие на неудачу с самого начала.

Из имеющейся практики следует, что решение о том, какие процессы подлежат реинжинирингу, должны приниматься на основе последовательной процедуры отбора, которая отражает стратегическую важность этой задачи и лучше всего выполняется командой старших менеджеров во время специального занятия, когда описываются процессы и выбираются из них подлежащие реинжинирингу. Это называется семинаром по управлению качеством процессов (Process Quality Мanagement - PQM), который рекомендуется организовывать для помощи командам директоров в управлении и улучшении их ключевых процессов. Как правило, семинар проводится в течение двух дней и включает в себя следующие вопросы. В первый день:

- согласование базовых правил;

- формулировка миссии;

- выработка и согласование критических факторов успеха;

- выявление ключевых бизнес - процессов.

Второй день:

- согласование ключевых бизнес - процессов;

- привязка ключевых бизнес - процессов и критических факторов успеха;

- ранжирование процессов;

- выбор процессов для реинжиниринга.

В начале семинара команда должна согласовать набор базовых правил, которых она будет придерживаться. Хотя обычно согласование происходит и на последующих встречах и семинарах, это особенно важно на первом семинаре, поскольку команда будет принимать некоторые критические и стратегические решения, которые непосредственно повлияют на направление реинжиниринговых усилий в будущем, а значит, и на саму организацию.

Другое по теме

Санация предприятия
Целью курсовой работы является - рассмотрение понятия санации (финансового оздоровления) хозяйствующих субъектов, ситуаций, при которых возникает необходимость в её проведении, проблем с которыми сталкиваются предприятия во время проведения санации и путей их регулирования на примере предприят ...